Was sind Lifecycle Dokumente?
Lifecycle Documents sind Dokumente, welche – im Gegensatz zu einem Korrespondenz-Dokument – eine unlimitierte Gültigkeit besitzen und sich über die Zeit immer wieder verändern können.
Wenn während der Lebensdauer eines Dokuments Anpassungen vorgenommen werden, dann muss die Anpassung für den Leser des Dokuments nachvollziehbar dokumentiert sein.
Vielfach handelt es sich um verbindliche oder gar rechtliche Dokumente, welche von der Geschäftsleitung, einer Behörde oder einem Regulator vorgeschrieben werden.
Beispiele sind Erlasse, Weisungen, Richtlinien, Tarife, Mitarbeiterprofile, Produktbeschreibungen, Kataloge, etc.
Dokumente, welche in einer Unternehmung als verbindliche oder gar als rechtliche Grundlage für die korrekte Geschäftsabwicklung dienen.
Daher ist es bei einer Anpassung einer solchen Grundlage äusserst wichtig, dass Anpassungen vollständig und transparent nachvollziehbar und dokumentiert sind: Wer hat wann, warum und wo ein Dokument geändert?
Bei Erlassen werden vielfach Anpassungen in eigenen Erlassen, dem sogenannten Änderungserlass sowie in sogenannten Synopsen dokumentiert und systematisch in chronologischen Verzeichnissen publiziert.
Die Fassungen vor und nach einer Anpassung muss weiterhin einzeln verfügbar und referenzier- d.h. verlinkbar bleiben.
Ausserdem müssen allfällige fremdsprachigen Fassungen 100% konsistent zur Haupt-Sprache sein.
Herausforderungen bei der Referenzierung
Vielfach beziehen sich Geschäftsdokumente, wie beispielsweise Verträge, auf solche zugrundeliegende Dokumente (underpinning contracts).
Wenn sich eine referenzierte Grundlage ändert, muss geprüft werden, ob der Vertrag in Folge dieser Änderung ebenfalls angepasst werden muss oder nicht. Dies wiederum erfordert einen systematischen Änderungsprozess für Verträge.
Lifecycle Documents sind Dokumente, welche – im Gegensatz zu einem Korrespondenz-Dokument – eine unlimitierte Gültigkeit besitzen und sich über die Zeit immer wieder verändern können.
Wenn während der Lebensdauer eines Dokuments Anpassungen vorgenommen werden, dann muss die Anpassung für den Leser des Dokuments nachvollziehbar dokumentiert sein.
Vielfach handelt es sich um verbindliche oder gar rechtliche Dokumente, welche von der Geschäftsleitung, einer Behörde oder einem Regulator vorgeschrieben werden.
Beispiele sind Erlasse, Weisungen, Richtlinien, Tarife, Mitarbeiterprofile, Produktbeschreibungen, Kataloge, etc.
Dokumente, welche in einer Unternehmung als verbindliche oder gar als rechtliche Grundlage für die korrekte Geschäftsabwicklung dienen.
Daher ist es bei einer Anpassung einer solchen Grundlage äusserst wichtig, dass Anpassungen vollständig und transparent nachvollziehbar und dokumentiert sind: Wer hat wann, warum und wo ein Dokument geändert?
Bei Erlassen werden vielfach Anpassungen in eigenen Erlassen, dem sogenannten Änderungserlass sowie in sogenannten Synopsen dokumentiert und systematisch in chronologischen Verzeichnissen publiziert.
Die Fassungen vor und nach einer Anpassung muss weiterhin einzeln verfügbar und referenzier- d.h. verlinkbar bleiben.
Ausserdem müssen allfällige fremdsprachigen Fassungen 100% konsistent zur Haupt-Sprache sein.
Herausforderungen bei der Referenzierung
Vielfach beziehen sich Geschäftsdokumente, wie beispielsweise Verträge, auf solche zugrundeliegende Dokumente (underpinning contracts).
Wenn sich eine referenzierte Grundlage ändert, muss geprüft werden, ob der Vertrag in Folge dieser Änderung ebenfalls angepasst werden muss oder nicht. Dies wiederum erfordert einen systematischen Änderungsprozess für Verträge.