Auch AdHoc-Briefe auf die Post!

Standardisierte Schreiben und Transaktionsdruck, wie Ausweise, Rechnungen etc, sind in jeder Unternehmung mit ihrem entsprechenden Prozess abgedeckt.

In der selben Unternehmung gibt es aber garantiert auch Situationen, in welchen an einen bestimmten Kundenkreis ein individuelles Schreiben gesendet werden muss. Eine Einladung für einen Firmenanlass oder anderes.

Solche Schreiben werden kaum extra standardisiert, damit diese auch mittels dem Transaktionsprozess im Hintergrund auf die Post gehen. Solche Schreiben haben einen AdHoc Charakter.

Der bekannte Arbeitsablauf:
Der Sachbearbeiter oder die Sekretärin des Chefs muss sich selbst behelfen. Meistens wird das Serienbrief Werkzeug des Office Pakets bemüht. Das erinnert schnell mal an eine Bastelstunde und man ist froh, wenn die Übung vorbei ist.

Man kann sich nie sicher sein, ob das Corporate Design noch korrekt ist, wird doch in der Regel einfach das zuletzt verwendete Serienbrief Dokument verwendet.

Zudem muss weitere Zeit aufgewendet werden, um diesen Stapel selbst zu drucken, zu kuvertieren und auf die Post zu bringen.

Warum eigentlich? Warum wird man gezwungen ein lokales Werkzeug für Serienbriefe zu verwenden, wenn es doch bereits eine automatisierte Druckmaschine mit Übergabe an die Post gibt?

Genau hier schafft DocGenie Abhilfe!

Man muss zwar immer noch die relevanten Daten organisieren und in ein Excel abfüllen, aber beim eigentlichen Brieftext kann man sich ganz auf die inhaltliche Aufgabe konzentrieren. Das Corporate Design wird dabei garantiert richtig abgebildet.

Man füllt nur den gewünschten Betreff und Inhalt in vorbereitete Bausteindokumente ein. Eines pro Sprache.  Ist diese Arbeit erledigt, lädt man Excel und Word-Dateien in den DocGenie Desktop und kontrolliert die Vorschau.

Mit einem einzigen Klick auf «Tagesversand» übernimmt DocGenie den ganzen Rest. Um 16:00 Uhr gehen auch diese Schreiben mit allen anderen, standardisierten Schreiben aus dem Tagesgeschäft auf die Post.